玉门市人民检察院档案工作坚持以质量为核心,以规范化管理为重点,以服务检察工作为目标,不断促进档案工作提质增效。
一是规范案卷移交,提升归档质量。完善制度强管理。紧跟检察业务、档案工作发展新形势,不断修订完善档案管理制度、文件材料归档范围和文书档案保管期限规定等规范性文件,按照各部门办案工作实际,为各部门量身定制年度案卷移交次数及时限,确保案结卷归。加强沟通促协调。办公室与案管部门沟通联系,准确掌握年度受案数与结案数,通过受案数与结案数比对,督促办案组落实“案件办理完毕6个月内移交归档”要求,确保案卷应交尽交。明晰责任提质效。明确各办案组办案检察官作为归档第一责任人,监督办案组成员完成案卷的整理、移交前的电子化扫描,装订及移交归档,确保归档质量。
二是规范案卷管理,提升精细化水平。把好数据关。在保证档案安全的前提下,在精准精细上下功夫,不断提升档案精细化管理水平。定期清理清查,摸清室藏档案家底、做到数据精准。对档案库房进行清理清查,确保库存案卷数量与电子目录数量、电子扫描件数量、档案云平台录入数量一一对应,不重不漏。把好归档关。做到检查精准,对卷皮填写、卷内目录制作、页码的编写及案卷的装订质量进行全面检查,确保归档质量。把好整理关。做到整理精细,对接收的案卷,准确划分保管期限、编号、认真盖好每一枚归档章。截止目前,我院档案到期归档率达到100%。
三是规范案卷借阅,提升服务质效。明确审批权限。不断修正完善档案借阅管理办法,规范案卷借阅审批制度,强化分管领导对案卷借阅的审核把关力度,确保案卷安全。明确借阅责任。档案借阅严格实行“谁借阅谁办理登记手续”、“谁借阅谁归还”原则,不得由他人代还,确保保管责任明晰。明确借阅期限。严格区分借阅时限,内部借阅最长不超过3个月,外部借阅最长不超过6个月。规范借阅,极大的提高了查阅效率和利用效果。全年调阅档案531卷次,为检察工作提供了优质高效的服务。